Panduan Aplikasi Poultry Manager Pro

Selamat datang di ekosistem Poultry Manager Pro. Aplikasi ini adalah "Pusat Komando" bisnis Anda yang mengintegrasikan Penjualan, Gudang, Keuangan, dan Manajemen SDM dalam satu genggaman.

Panduan ini disusun secara berurutan sesuai dengan menu yang tampil di aplikasi Mobile Handphone Android, Iphone, Tablet, Ipad dan Dekstop Anda.

BAGIAN 1: MENU UTAMA (PRIMARY)

Menu ikon yang selalu tampil di sisi paling kiri layar untuk Tampilan Tablet, Ipad, Dekstop dan Untuk Tampilan Mobile/HP Android dan Iphone di bagian Bawah. Tampilan User Friendly untuk akses cepat operasional harian.

📍 ABSENSI (Attendance)

Digunakan oleh karyawan yang memiliki akses untuk mencatat kehadiran dengan validasi lokasi GPS dan Foto.

• Fitur: Mencatat Lokasi GPS dan Jam secara real-time untuk memastikan kedisiplinan tim.

• Cara Pakai: Pastikan GPS Perangkat anda aktif/ON di pengaturan Hp/Tablet/Dekstop

1. Klik menu Absensi > Klik Check In saat masuk/datang dan Check Out saat pulang. 

2. Upload Foto Selfie. 

3. Isi Keterangan Absensi.

4. Lokasi: Tunggu akurasi GPS sampai angka kecil (kurang dari 20m).

5. Klik Save

⚠️ PENTING: Jangan mencoba absen "Masuk" 2x dalam sehari, sistem akan menolak otomatis.

📍 GUDANG (Inventory)

• Menu ringkasan untuk melihat status stok barang secara cepat.

• Fungsi: 

1. Melihat Sisa Stok Fisik di Gudang, Nilai Aset Barang.

2. Pergerakan Stok Harian serta data stok barang masuk (realtime).

• Cara Pakai:

1. Ketik nama barang di kolom pencarian.

2. Klik nama barang untuk melihat detail.

3. Perhatikan kolom "Sisa Stok Akhir".

⚠️ CATATAN: Angka stok otomatis berkurang saat Sales melakukan Order, dan bertambah saat Operator Gudang melakukan Input Stock Masuk. Jangan edit manual di sini.

📍 ORDER (Transaksi Penjualan)

Jantung operasional aplikasi. Di sinilah kasir/sales mencatat pesanan pelanggan.

• Cara Input Order:

  1. Klik Menu Order. 

  2. Klik Add (+) Pojok Kanan Atas.

  3. Pilih Nama Pelanggan dan Nama Sales.

  4. Masukkan Daftar Barang yang dibeli & Jumalah Barang (QTY) (Sistem otomatis mendeteksi harga dan stok).

  5. Tanggal Jatuh Tempo (Otomatis Jika Kondisi Pelanggan adalah Customer kredit).

  6. Klik Save.

• Output: Setelah disimpan, Invoice dan Surat Jalan (TLO) otomatis terbentuk setelah di Setujui Owner atau Manager.

• ⚠️ PENTING: Pastikan Total Bayar sudah benar sebelum Save.

📍 CUSTOMER (Pelanggan)

Database lengkap pelanggan Anda.

• Fungsi: Menambah pelanggan baru, melihat limit kredit, riwayat belanja, dan alamat pengiriman.

• Cara Input Pelanggan Baru:

1. Klik Menu Customer 

2. Klik Add (+) Pojok Kanan Atas. 

3. Isi Data Pelanggan : Nama, Email, Nama Toko, Alamat, No Hp, Limit, Tempo, dll. 

4. Klik Save.

📍 TRAVEL EXPENSE

• Untuk mencatat pengeluaran dinas luar kota sales/supir (Bensin, Tol, Uang Makan) agar terpisah dari biaya operasional toko harian.

• Cara Input Travel Expense: 

1.  Klik Menu Travel Expense. 

2. Klik Add (+) Pojok Kanan Atas. 

3. Pilih ID/Nama Karyawan. 

4. Masukkan Biaya Expense Misal Tiket, BBM, Hotel, 

5. Upload Foto Nota, dll. 

6. Klik Save.

BAGIAN 2: MENU NAVIGASI (LIST 01 - 24)

Daftar Menu Detail untuk Managemen lebih Mendalam, Menu ikon yang selalu tampil di sisi paling kiri layar untuk Tampilan Tablet, Ipad, Dekstop dan Untuk Tampilan Mobile/HP Android dan Iphone. Tampilan User Friendly untuk akses cepat operasional harian.

01. 📈 Laporan Laba Rugi

(Khusus Owner/Manajemen) Raport keuangan bisnis Anda yang tersaji otomatis tanpa perlu rekap manual.

• Fitur: Menampilkan Omzet, HPP (Harga Pokok Penjualan otomatis), Biaya Operasional, hingga Net Profit (Laba Bersih) yang akurat.

• Cara Cetak Laba Rugi :

  1. Klik Menu Laba Rugi. 

  2. Klik Add (+) di Pojok Kanan Atas.

  3. Pilih Periode Yang Ingin di Cetak (Bulanan/Tahunan/Semua Waktu).

  4. Klik Save.

  5. Klik tombol Open File & Secara otomatis Laporan Laba Rugi anda Tercetak dalam bentuk PDF resmi dalam waktu 3 - 10 detik.

02. 💰 Keuangan Harian

• Monitoring arus kas masuk dan keluar harian.

• Fungsi: Memastikan uang fisik di laci kasir cocok dengan catatan di sistem (Cash Flow Monitoring).

• Jika ada Pemasukan/Pengeluaran Tambahan Misal Pembelian/Penjualan Aset

• Cara Pakai :

1. Klik Menu Keuangan Harian

2. Klik ADD (+) Pojok Kanan Atas

3. Pilih Tipe Transaksi : Pengeluaran atau Pemasukan

4. Kategori : Pilih Yang Sesuai Kategori

5. Isi Nominal Rp

6. Upload Bukti Foto

7. Klik Save Pojok Kanan Atas

03. 📊 Kinerja Karyawan

• Dashboard untuk memantau performa tim.

• Fungsi: Motivasi Karyawan, Sales dengan penjualan tertinggi, Operator/admin dengan kedisiplinan Laporan, absensi, dan pencapaian target individu (KPI).

• Cara Pakai  :

  1. Klik Menu Kinerja Karyawan. 

  2. Klik Add (+) Pojok Kanan Atas. 

  3. Pilih Nama Karyawan, 

  4. Periode Target . Isi Jenis Target & Nominal Rate Target. 

  5. Klik Save.

04. 🎁 Hitung Bonus Customer

• Kalkulator otomatis untuk program loyalitas pelanggan.

• Fungsi: Sistem akan menghitung bonus (misal: Diskon Volume atau Bonus Tahunan) berdasarkan akumulasi pembelian pelanggan dalam periode tertentu. (Catatan: Menu ini Hanya dipakai jika system ada gangguan/gagal dalam pembayaran Bonus otomatis setiap awal bulan).

• Cara Pakai :

  1. Klik Menu Hitung Bonus Customer.

  2. Pilih Periode Bulanan (Pilih Bulan Hitung) atau Tahunan (Pilih Tahun Hitung).

  3. Isi Keterangan (Misal Bonus Bulan/Tahun).

  4. Klik Save.

05. 📉 Laporan Penjualan

Rekapitulasi transaksi penjualan yang fleksibel.

• Fitur: Anda bisa mencetak laporan penjualan A. Global (Semua Toko), B. Per Pelanggan, atau C. Per Sales dalam format PDF yang rapi.

• Cara Pakai :

  1. Klik Menu Laporan Penjualan.

  2. Klik Add (+) Pojok Kanan Atas.

  3. Pilih Periode Dari Tanggal - Sampai Tanggal.

  4. Jenis Laporan Bulanan/Tahunan/Global Semua Toko. 

  5. Kategori Pilih : Semua/Pakan/Obat/Vaksin/Telur/Bahan Baku/Dan Lain-Lain. 

  6. Filter Sales Jika dibutuhkan/Kosongkan.

  7. Klik Save.

06. 📑 Menu Laporan Umum

• Arsip berbagai jenis laporan pendukung lainnya yang dibutuhkan untuk analisa bisnis jangka panjang.

• Melihat Kondisi Pelanggan, Misal : Total Limit, Sisa Limit, Saldo Piutang, %AR, DSO, Nilai Faktur/Invoice Jatuh Tempo, Transaksi Penjualan, Nilai Pembayaran dan lain-lain.

07. ✅ Approval Expense

(Khusus Manager/Owner) Pintu gerbang kontrol biaya. Pengeluaran yang diajukan karyawan tidak akan cair atau memotong kas sebelum disetujui (Approved) di menu ini.

Cara Pakai:

1. Owner/Manager Klik Menu Approval Expense

2. Klik Nama Karyawam & Periksa Detail Permintaan Approval Expense Karyawan (Apakah Nilai Nota dan Bukti Nota Sesuai)

3. Pilih dan Klik : Setujui atau Tolak

4. Jika di Setujui Biaya Tersebut Otomatis Terhitung & Tercatat sebagai Pengeluaran di Menu data Keuangan Harian.

08. 🛡️ Audit Expense

Menu pemeriksaan ulang untuk memastikan tidak ada biaya fiktif atau pengeluaran ganda yang lolos dari pengawasan.

Cara Pakai:

1. Admin/Kasir/Owner/Manager Klik Menu Approval Expense

2. Klik Nama Karyawam & Periksa Detail Permintaan Approval Expense Karyawan (Apakah Nilai Nota dan Bukti Nota Sesuai)

3. Pilih dan Klik : Validasi (Jika Semua OK atau Edit Jika ada Yang Tidak Sesuai Nilai dan Nota)

4. Setelah di Validasi Admin/Kasir. Pengajuan Expense Tersebut Otomatis Masuk ke Menu Approval Expense Untuk di Setujui oleh Manager atau Owner.

09. 💸 Input Pembayaran

Menu Kasir untuk menerima pelunasan piutang dari pelanggan.

• Cara Pakai:

  1. Pilih Nama Pelanggan.

  2. Masukkan Nominal Bayar.

  3. Pilih Metode (Tunai/Transfer).

  4. Upload Bukti Foto

  5. Klik Save > Klik Lihat Kwitansi untuk mencetak bukti bayar resmi (Otomatis).

10. 📠 Menu Kasir

• Tampilan antarmuka khusus Riwayat Pembayaran Semua Pelanggan (Untuk Keperluan Audit dan Pencocokan). 

• Cetak Pdf Bukti Pembayaran Yang bisa di kirim ke Pelanggan Via Whatsapp/Email. 

• Detail Pembayaran Pelanggan Misal: Nominal, Keterangan, Bukti Foto, Nama Penerima, dll.

11. ⚖️ Data Adjustment

Menu untuk melihat riwayat Credit Note, Debit Note, dan Termasuk Pengecekan Bonus Pelanggan Berjalan Otomatis setiap awal bulan yang memenuhi syarat Bonus.

• Penting: Gunakan menu ini jika ada selisih antara stok aplikasi dan fisik (misal: Bonus, Barang Rusak/Pecah/dll). Wajib menyertakan alasan penyesuaian.

• Cara Input Adjustment : 

  1. Klik Menu Data Adjustment.

  2. Klik Tombol Add (+) Pojok Kanan Atas.

  3. Pilih Nama Pelanggan.

  4. Pilih Type Adjustment : Credit Note atau Debit Note. 

  5. Kategori : Pilih Return Barang/Koreksi Harga/Bonus atau Lainnya. 

  6. Ketik Nilai Nominal Adjustment.

  7. Isi Keterangan. 

  8. Upload Foto.

  9. Klik Save

12. 🖨️ Cetak Invoice & TLO

Pusat Dokumen Transaksi yang sudah terbit (Faktur/Invoice dan Truck Loading Order (TLO) / Surat Jalan .

• Fungsi: Mencetak ulang dokumen yang hilang.

  • Invoice: Faktur dengan harga (Untuk Penagihan).

  • TLO (Truck Loading Order): Surat jalan tanpa harga (Untuk Gudang/Supir).

13. 📄 Input Cetak Rek. Koran

Fitur profesional untuk penagihan piutang & mengirim konfirmasi piutang pelanggan via Whatsapp/Email.

• Sistem akan membuat PDF Statement of Account yang berisi rincian pengambilan barang, pembayaran yang sudah masuk, dan sisa hutang. Sangat efektif untuk menagih pelanggan yang menunggak.

• Cara Pakai: 

  1. Klik Menu Cetak Rekening Koran

  2. Klik + ADD (Pojok Kanan Atas)

  3. Pilih Nama Pelanggan

  4. Jenis Laporan Pilih Cetak : Per Periode atau Full History (Cetak Sesuai Keinginan Perusahaan/Toko/Pelanggan)

  5. Klik SAVE pojok Kanan Atas (Tunggu 3 - 5 Detik) Rekening koran akan terbit dalam bentuk pdf yang rapi dan profesional. 

14. 🔄 Input CN / DN (Retur)

Manajemen Retur Barang (Credit Note) atau Koreksi Harga (Debit Note).

• Fungsi: Mengurangi tagihan pelanggan secara resmi jika ada barang yang dikembalikan.

• Cara Input CN/DN : 

  1. Klik Menu CN/DN.

  2. Klik Tombol Add (+) Pojok Kanan Atas.

  3. Pilih Nama Pelanggan.

  4. Pilih Type Adjustment : Credit Note atau Debit Note. 

  5. Kategori : Pilih Return Barang/Koreksi Harga/Bonus atau Lainnya. 

  6. Ketik Nilai Nominal Adjustment.

  7. Isi Keterangan. 

  8. Upload Foto.

  9. Klik Save.

15. 🆔 Data Karyawan

Database HRD. Menyimpan data pribadi, jabatan, gaji pokok, tunjangan dan kontak darurat seluruh tim Anda.

• Cara Input Data Karyawan : 

  1. Klik Menu Data Karyawan.

  2. Klik Tombol Add (+) Pojok Kanan Atas.

  3. Isi Nama Lengkap, Jabatan, No Hp, No KTP, Email, Gaji Pokok, Tunjangan, Upload Foto, dll.

  4. Klik SAVE Pojok Kanan Atas.

16. 🛍️ Input Produk Baru

Master Data Barang. Tempat mendaftarkan item baru yang akan dijual (Nama Barang, Kategori, Satuan).

• Cara Input Produk/Barang Baru : 

  1. Klik Menu Input Produk Baru.

  2. Isi Kolom Nama Barang, Mitra, Fase, Bentuk.

  3. Isi Kolom Harga : HPP, Harga Loko, Harga Grosir/Retail/Agen.

  4. Isi Stok Awal

  5. Isi Kolom Satuan Kecil, Satuan Besar dan Konversi Satuan

  6. Isi Stok Minimun (Jika Sisa Stok lebih rendah dari Stok Minimun maka akan berubah merah sebagai peringatan untuk segera order)

  7. WAJIB (isi sesuai Petunjuk di kolom & Jika Ragu Lebih Baik Kontak CS/admin di Group WhatsApp untuk dibantu)

17. 📦 Input Stock Masuk

Menu untuk tim Gudang saat menerima barang dari Supplier/Pabrik.

• Penting: Input di sini akan otomatis menambah stok di aplikasi dan menghitung HPP (Modal) barang tersebut.

• Cara Input Stok Masuk :

  1. Klik Menu Stok Masuk

  2. Pilih Nama Barang

  3. Isi Jumlah Masuk

  4. Isi Keterangan Misal : No Plat Mobil/Kontainer dan No Surat Jalan

  5. Upload Bukti Foto Misal : Surat Jalan

  6. Klik SAVE pojok kanan atas.

18. 💲 Input Harga Baru

Menu untuk mengatur strategi harga jual (Pricing Strategy). Anda bisa mengatur harga yang berbeda untuk tipe pelanggan yang berbeda (Eceran/Retail/Grosir/Agen dan Harga Spesial Pelanggan). Contoh Naik Rp. 50 atau Turun Rp. - 50.

• Cara Input Harga Baru :

1. Klik Menu Input Harga Baru : Untuk Kenaikan/Penurunan Harga

2. Kolom Mode Update : A. Pakan Ternak Pilih Complete atau Concentrate isi Harga/Kg. B. Barang Selain Pakan (Misal Obat/Vaksin).

3. Target Mitra : Pilih Nama Supplier Barang

4. Target Kategori : Misal Vaksin, Obat, Vitamin, Ayam Afkir, Pullet, Rak, Telur, Premix, Jagung, Katul, dll

5. Kolom Kenaikan selain Pakan : Pilih Kenaikan Rp atau Persen % (Hanya Boleh Pilih Satu Saja)

19. 📜 Log Generate Bonus

• Riwayat (History) perhitungan bonus yang pernah dilakukan, untuk transparansi data jika ada komplain pelanggan di masa depan.

20. 📝 Log Input Harga

• Jejak audit perubahan harga. Anda bisa melihat siapa yang mengubah harga jual dan kapan perubahan itu terjadi.

21. 🎯 Master Target

Menu untuk Owner/Manager menentukan target penjualan bulanan/tahunan untuk Pelanggan Reguler. Catatan : Khusus Pelanggan Spesial Klik Menu Customer - Pilih Nama Customer Spesial - Input target Spesial dan Harga Spesial.

• Cara Input Target  : Pelanggan Reguler.

1. Klik Menu Master Target.

2. Kolom Jenis Target : Pilih Bulanan atau Tahunan.

3. Target Volume Minimal : Isi jumlah dalam Kg.

4. Rate Bonus Complete : Isi Rp/kg.

5. Rate Bonus Concentrate : Isi Rp/Kg.

22. 💲 Update Harga Harian

Fitur khusus untuk barang yang harganya fluktuatif setiap hari Misal Telur, Katul, dll. Update harga di sini, dan harga di kasir akan berubah seketika.

• Cara Update Harga Harian  :

1. Klik Menu Update Harga Harian

2. Pilih Nama Barang

3. Klik Edit (pojok kanan atas) kemudian Edit Harga terbaru

4. Klik SAVE Pojok Kanan atas.

23. 📒 Laporan Jurnal

(Accounting View) Melihat transaksi bisnis dalam bentuk Jurnal Akuntansi (Debet/Kredit). Fitur ini berjalan otomatis di balik layar (Back-end) untuk menghasilkan Laporan Keuangan.

• Cara Export/Download Laporan Jurnal.

1. Klik Menu Laporan Jurnal

2. Klik Download (Pojok kanan atas)

3. Tunggu beberapa detik tunggu sampai selesai download

4. Silahkan buka dan otomatis ter export file excel

24. 📘 Panduan Aplikasi

Akses cepat ke halaman website ini untuk melihat tutorial penggunaan aplikasi jika Anda lupa langkah-langkahnya.

TIPS SUKSES PENGGUNAAN APLIKASI

1. Sync Rutin: Biasakan menekan tombol Sync (Panah Melingkar) di pojok kanan atas setiap pagi dan sebelum pulang agar data selalu up-to-date.

2. Cek Logo & Kop Surat: Sistem kami menggunakan teknologi Snapshot. Pastikan Logo dan Alamat Toko Anda sudah benar di setting awal, karena akan otomatis terkunci di setiap PDF (Invoice/Kwitansi) yang dicetak.

3. Hati-hati Edit Transaksi: Hindari mengubah transaksi penjualan yang sudah lewat hari/bulan karena dapat mempengaruhi Laporan Laba Rugi periode sebelumnya. Gunakan fitur Retur/CN jika ada kesalahan barang.